En bref
Dans presque toutes les entreprises se trouve le même goulot : une boîte mail où arrivent commandes, demandes, confirmations et documents, et une ou deux personnes qui doivent tout faire entrer dans le système.
Le travail n'est pas difficile, il est seulement interminable et propice aux erreurs. C'est précisément pour cela que c'est le meilleur endroit où commencer.
Retrouver les documents
Où se trouve la dernière version de ce contrat, et qu'avait-on convenu sur le délai de préavis ? Une base de connaissances consultable répond en quelques secondes, avec renvoi au document et au passage. Découvrez comment cela fonctionne.
DE LA COMMANDE PDF À LA COMMANDE DANS VOTRE ERP
Un client envoie un bon de commande en PDF. Aujourd'hui, quelqu'un le recopie. Un agent lit le document, reconnaît le client, rattache ses références aux vôtres, contrôle les prix par rapport à l'accord et prépare la commande.
Votre collaborateur vérifie et confirme. En cas de doute, par exemple un article non reconnu ou un prix qui s'écarte, cela est signalé plutôt que complété en silence.
BON À SAVOIR
C'est l'application pour laquelle nous voyons le plus de demandes, et elle se laisse bien délimiter.
Elle fonctionne le mieux avec des clients qui commandent régulièrement, car le système apprend alors la correspondance entre leurs références et les vôtres.
TRIER LA BOÎTE MAIL
- Classer les messages entrants : commande, question, réclamation, facture, candidature.
- Les attribuer au bon collaborateur ou au bon département.
- Reconnaître les pièces jointes et les placer dans le bon dossier.
- Préparer une proposition de réponse pour les questions récurrentes.
Ici aussi, nous construisons cela comme une proposition. Le message ne part que lorsque quelqu'un clique sur envoyer.
VÉRIFIER CONTRATS ET CONVENTIONS
- Extraire les clauses d'un contrat et les confronter à vos conditions types.
- Signaler les écarts et les dispositions inhabituelles.
- Détecter à temps les contrats arrivant à échéance et les reconductions tacites.
- Rassembler les pièces justificatives en vue d'un audit ou d'un contrôle.
Il s'agit d'un appui, pas d'un conseil juridique. L'agent indique où regarder, votre juriste ou votre avocat apprécie.
CE QUE VOUS DEVEZ D'ABORD METTRE EN ORDRE
Un agent documentaire ne vaut que par les données auxquelles il se connecte. Avant de commencer, il est utile de vérifier trois choses.
- Vos clients et articles figurent-ils de manière cohérente dans le système, sans doublons ?
- Existe-t-il un endroit fixe où aboutissent les documents, ou tout passe-t-il par des boîtes mail personnelles ?
- Savez-vous quel client utilise quelles références, ou cela se trouve-t-il dans la tête de votre service interne ?
Cette troisième question revient dans presque chaque projet. Consigner la réponse quelque part est déjà un gain en soi, indépendamment de ce qui sera construit ensuite.
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Comment nous démarrons
Nous rassemblons une cinquantaine de documents réels des derniers mois, y compris les cas pénibles.
Nous construisons la reconnaissance et la testons sur ces documents, pour que vous voyiez où elle échoue.
Ce n'est qu'une fois les résultats validés que l'agent est autorisé à préparer des commandes.
Ce que cela rapporte en pratique
N'attendez pas une réduction de moitié de votre administration après un mois. Attendez-vous en revanche à voir disparaître l'essentiel de la recopie, à voir apparaître les erreurs de références et de prix avant qu'elles ne se propagent vers la facturation, et à libérer du temps pour le travail qui demande du jugement.
Ce dernier point vaut plus qu'il n'y paraît. La plupart des entreprises ne cherchent plus de renfort administratif aujourd'hui, parce qu'elles n'en trouvent pas.
Pourquoi les entreprises choisissent IDcreation
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