En bref
Dans chaque entreprise, le savoir est dispersé. Une partie figure dans des procédures sur le serveur, une autre dans des manuels de fournisseurs, une autre encore dans d'anciennes offres, et une bonne part dans la tête de deux ou trois personnes. Dès qu'elles sont en congé, le reste s'arrête.
Une base de connaissances IA résout cela en partie. Votre collaborateur pose une question en langage courant et reçoit une réponse construite à partir de vos propres documents, avec l'indication de sa provenance.
Les droits et les rôles restent respectés
C'est là que ce type de projet échoue le plus souvent. Si tout est versé dans un seul grand ensemble, un collaborateur peut soudain lire, via une question anodine, ce que contient un dossier du personnel ou un dossier de reprise.
Nous relions donc la base de connaissances à vos droits d'accès existants. Celui qui ne peut pas ouvrir un dossier n'en obtient rien via l'IA non plus. Cela se fixe au préalable et se teste avant la livraison.
Ce qu'elle fait bien
Répondre à des questions dont la réponse figure quelque part dans vos documents, sans que personne ne sache plus où.
Orienter les nouveaux collaborateurs sans qu'un collègue doive être interrompu. En savoir plus sur l'IA pour les RH.
Assister les personnes sur la route ou à l'atelier.
Retrouver les engagements pris dans d'anciens contrats et devis.
COMMENT CELA FONCTIONNE, EN LANGAGE CLAIR
- Vos documents sont lus et découpés en fragments cohérents.
- Face à une question, le système cherche d'abord les fragments réellement concernés.
- Seuls ces fragments sont transmis au modèle de langage, avec la question.
- Le modèle rédige une réponse à partir de ce qu'il a reçu et renvoie vers la source.
Cette méthode porte un nom, RAG, mais l'important est ce qu'elle signifie : le modèle n'invente pas, il synthétise ce qui figure dans vos documents. Si la réponse ne s'y trouve pas, le système doit le dire.
QUELS DOCUMENTS INTÉGRER ?
- PDF, documents Word, fichiers Excel et présentations
- Documents scannés, via reconnaissance de texte
- Contenu de SharePoint, d'une GED ou d'un lecteur partagé
- Manuels et fiches techniques de vos fournisseurs
- Procédures internes, manuels qualité et consignes de sécurité
- Données de votre ERP, en complément des documents. En savoir plus
AVEC MENTION DE LA SOURCE, TOUJOURS
Une réponse sans source n'a aucune valeur en contexte professionnel. Celui qui décide sur la base d'une procédure doit pouvoir l'ouvrir. Chaque réponse indique donc sur quoi elle s'appuie : quel document, quelle version, quel passage.
BON À SAVOIR
C'est aussi votre protection a posteriori. En cas de discussion sur ce qui avait été convenu, vous pouvez démontrer quel document faisait foi à ce moment-là.
Nous enregistrons donc quelle version d'un document a été utilisée.
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Ce qu'il vous faut pour démarrer
Un ensemble de documents délimité. Pas tout le serveur, mais un domaine dont vous savez qu'il est correct.
Quelqu'un capable de dire quelle version fait foi en cas de doute.
Une poignée de questions tests dont vous connaissez déjà la bonne réponse. Elles nous servent de mesure.
Ce qu'elle fait moins bien
Nous préférons être clairs. Une base de connaissances est faible quand vos documents se contredisent, car elle répond alors à partir du document qui correspond le mieux à la question, pas du bon. Elle est également faible sur les questions qui exigent des calculs ou des recoupements entre de nombreux documents.
En pratique, un tel projet révèle donc presque toujours que d'anciennes versions traînent encore. C'est désagréable, mais c'est un gain : vous rangez ce qui était déjà faux.
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