En bref
La comptabilité est le département où l'IA rapporte le plus vite, et en même temps celui où une erreur coûte le plus cher. Les deux vont de pair : c'est parce que le travail est structuré qu'il s'automatise bien, et c'est précisément pour cela que le contrôle doit rester intégré.
Factures entrantes
Un agent facture récupère les PDF dans la boîte mail, les lit, reconnaît le fournisseur, les montants, la TVA et les références, et prépare la proposition d'écriture dans votre progiciel. Votre comptable contrôle et comptabilise.
Cela paraît simple, mais la différence se joue sur les cas particuliers : notes de crédit, factures en devise étrangère, factures récapitulatives, et fournisseurs qui changent de mise en page chaque mois. Nous prévoyons des règles et des contrôles pour cela.
Rapports et suivi
Une lecture mensuelle des chiffres, avec les écarts par rapport à l'an dernier mis en évidence.
La détection d'anomalies de chiffre d'affaires, de marge et de coûts avant qu'elles n'apparaissent dans un rapport trimestriel.
Le suivi budgétaire par projet ou par chantier, avec alerte en cas de dépassement.
La préparation de la clôture mensuelle : postes ouverts et pièces manquantes.
CONTRÔLER CE QUI ENTRE
- Erreurs de calcul dans la facture elle-même, plus fréquentes qu'on ne le pense.
- Doubles facturations d'une même prestation ou livraison.
- Tarifs qui s'écartent du contrat ou de l'accord de prix.
- Traitements TVA incohérents avec la nature de la prestation.
- Factures sans bon de commande ni livraison correspondante.
AUSSI DU CÔTÉ DES VENTES
L'attention se porte surtout sur les factures entrantes, mais votre propre facturation comporte aussi du travail répétitif. Et il s'y trouve de l'argent que vous laissez aujourd'hui sur la table.
- Facturation récurrente issue des contrats et des conventions d'entretien, indexations comprises
- Confrontation des bons de travail au contrat et signalement des travaux supplémentaires
- Détection des refacturations oubliées de matériel, de transport ou d'heures d'attente
Ce dernier point est souvent le coût caché le plus lourd chez les prestataires techniques. Un travail exécuté mais jamais facturé ne remonte que rarement par la suite.
RAPPROCHEMENT EN TROIS VOIES
L'application la plus forte est la comparaison entre bon de commande, bon de livraison et facture. Ce qui concorde passe. Ce qui diverge remonte en tête, avec l'indication de l'écart. Votre comptable ne traite plus que les exceptions.
BON À SAVOIR
Pour les entreprises traitant beaucoup de petites factures d'achat, c'est généralement l'application qui se rembourse le plus vite.
Elle exige toutefois que bons de commande et livraisons figurent systématiquement dans le système. Là où ce n'est pas encore le cas, c'est la première étape.
Suivre les factures impayées
Un agent de suivi surveille les échéances, rédige des rappels au ton progressif et tient compte de ce qui a déjà été discuté avec ce client. Votre collaborateur évalue et envoie.
Nous ne construisons délibérément pas cela comme une chaîne entièrement automatique. Un rappel qui part vers un client avec qui un accord de paiement vient d'être conclu vous coûte plus en bonne volonté que le temps gagné.
Ce que votre progiciel sait déjà faire
Microsoft livre désormais lui-même des agents dans Business Central, notamment pour les factures entrantes. Si vous utilisez ce progiciel, examinez-les d'abord. Nous intervenons là où le standard s'arrête : vos flux de validation propres, les connexions hors écosystème Microsoft, et les processus qui traversent plusieurs progiciels. En savoir plus sur nos intégrations ERP.
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Pourquoi le contrôle reste intégré
En comptabilité, une proposition correcte dans quatre-vingt-dix-neuf cas sur cent ne suffit pas, car le centième est un paiement erroné. Nos applications fonctionnent donc avec une étape de validation pour tout ce qui déplace de l'argent, un journal de ce qui a été proposé et accepté, et une frontière claire entre lecture et écriture.
Ce n'est pas seulement de la prudence, c'est aussi votre preuve. Lors d'un contrôle ou d'un litige, vous devez pouvoir démontrer qui a validé quoi et quand.
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