In het kort
In vrijwel elk bedrijf zit dezelfde bottleneck: een mailbox waar bestellingen, aanvragen, bevestigingen en documenten binnenkomen, en een of twee mensen die dat allemaal in het systeem moeten krijgen.
Het werk is niet moeilijk, het is alleen eindeloos en foutgevoelig. Precies daarom is het de beste plaats om te beginnen.
Documenten terugvinden
Waar staat de laatste versie van dat contract, en wat was er ook weer afgesproken over de opzegtermijn? Een doorzoekbare kennisbank beantwoordt dat in seconden, met verwijzing naar het document en de passage. Lees hoe dat werkt.
VAN PDF-ORDER NAAR ORDER IN UW ERP
Een klant stuurt een bestelbon als PDF. Vandaag typt iemand die over. Een agent leest het document uit, herkent de klant, koppelt de artikelnummers van de klant aan die van u, controleert de prijzen tegenover de afspraak en zet de order klaar.
Uw medewerker kijkt na en bevestigt. Bij twijfel, bijvoorbeeld een artikel dat niet herkend wordt of een prijs die afwijkt, wordt dat aangeduid in plaats van stilzwijgend ingevuld.
GOED OM TE WETEN
Dit is de toepassing waar wij de meeste vraag naar zien, en het is er ook een die zich goed laat afbakenen.
Ze werkt het best bij klanten die regelmatig bestellen, want dan leert het systeem de vertaling tussen hun artikelnummers en de uwe.
DE MAILBOX SORTEREN
- Binnenkomende berichten klasseren: bestelling, vraag, klacht, factuur, sollicitatie.
- Toewijzen aan de juiste medewerker of de juiste afdeling.
- Bijlagen herkennen en in het juiste dossier plaatsen.
- Een antwoordvoorstel klaarzetten voor vragen die vaak terugkomen.
Ook hier bouwen wij het als voorstel. De mail vertrekt pas wanneer iemand op verzenden duwt.
CONTRACTEN EN OVEREENKOMSTEN NAKIJKEN
- Clausules uit een contract halen en naast uw standaardvoorwaarden leggen.
- Afwijkingen en ongebruikelijke bepalingen aanduiden.
- Aflopende contracten en stilzwijgende verlengingen tijdig signaleren.
- Bewijsstukken verzamelen wanneer er een audit of een controle aankomt.
Dit is ondersteuning, geen juridisch advies. De agent wijst aan waar u moet kijken, uw jurist of advocaat beoordeelt.
WAT U EERST OP ORDE MOET HEBBEN
Een documentagent is maar zo goed als de gegevens waaraan hij koppelt. Voor u begint, is het zinvol om drie zaken na te kijken.
- Staan uw klanten en artikels consequent in het systeem, zonder dubbels?
- Is er een vaste plaats waar documenten terechtkomen, of gaat alles via persoonlijke mailboxen?
- Weet u welke klant welke artikelnummers gebruikt, of zit dat in het hoofd van uw binnendienst?
Die derde vraag komt bij zowat elk project terug. Het antwoord ergens vastleggen is op zich al winst, los van wat er daarna gebouwd wordt.
JAAR ERVARING IN .NET
PROJECTEN OPGELEVERD
GESLAAGDE ERP-KOPPELINGEN
SPECIALISTEN IN HUIS
Hoe wij starten
Wij verzamelen een vijftigtal echte documenten van de voorbije maanden, inclusief de vervelende gevallen.
Wij bouwen de herkenning en testen op die documenten, zodat u ziet waar ze faalt.
Pas wanneer de resultaten kloppen, krijgt de agent toestemming om orders klaar te zetten.
Wat het in de praktijk oplevert
Verwacht geen halvering van uw administratie na een maand. Wat u wel mag verwachten is dat het overtypen grotendeels verdwijnt, dat fouten in artikelnummers en prijzen zichtbaar worden voor ze doorlopen naar de facturatie, en dat uw administratieve medewerkers tijd krijgen voor het werk waar oordeel bij komt kijken.
Dat laatste is meer waard dan het lijkt. De meeste bedrijven zoeken vandaag geen extra administratieve kracht meer omdat ze er geen vinden.
Waarom bedrijven voor IDcreation kiezen
- De Belgische Defensie is al meer dan tien jaar onze grootste klant. Wat daar aan veiligheidseisen voldoet, houdt bij u zeker stand.
- Geen standaardpakket dat u moet volgen, maar software die uw manier van werken volgt.
- Eigen hosting in België, met monitoring, back-ups en één aanspreekpunt.
- Sinds 1996 bouwen wij in Microsoft-technologie. Eén sterke basis maakt ons snel en grondig.
