In het kort
Een gemiste oproep is vaak een gemiste opdracht. Toch is een permanentie voorzien voor elk uur van de dag voor de meeste bedrijven niet haalbaar, en een voicemail levert zelden iets op.
Een spraakagent vult dat gat. Hij neemt op, voert een normaal gesprek, noteert waarover het gaat en zorgt dat de juiste persoon het weet. Waar het echt menselijk moet, schakelt hij door.
Waar het echt verschil maakt
De sterkste toepassing is niet de permanentie, maar de snelheid bij een nieuwe aanvraag. Wie binnen een minuut teruggebeld wordt, spreekt u bijna altijd nog. Een halve dag later heeft dezelfde persoon al twee andere bedrijven gecontacteerd. Meer over AI voor sales.
Wat u nodig hebt
Een telefooncentrale of nummer dat wij kunnen bereiken. De meeste moderne centrales kunnen dat.
Toegang tot de agenda of het systeem waarin afspraken staan, als de agent moet inplannen.
Een plaats waar de notities terechtkomen: uw CRM, uw ticketsysteem of uw ERP. Meer over die koppeling.
Een duidelijke lijst van wat de agent zelf mag afhandelen en wat niet.
WAT EEN SPRAAKAGENT DOET
- Opnemen buiten de kantooruren en tijdens drukke momenten.
- De reden van de oproep noteren en in uw systeem zetten.
- Een afspraak inplannen in de agenda die werkelijk vrij is.
- Doorschakelen naar een medewerker, mét de context van wat al gezegd is.
- Een nieuwe lead binnen de minuut terugbellen, wanneer een formulier is ingevuld.
- Bevestigingen doen voor afspraken, leveringen en interventies.
EERST CHATTEN, DAN BELLEN
Veel bedrijven starten met dezelfde logica in een chatvenster op de website of in WhatsApp, voor ze de stap naar telefonie zetten. Dat heeft twee voordelen: u leest mee wat er werkelijk gevraagd wordt, en een fout in een chat weegt minder zwaar dan een fout aan de lijn.
- De chat toont u welke vragen echt binnenkomen, in plaats van welke u verwacht.
- U kunt de antwoorden bijsturen voor er iemand aan de telefoon hangt.
- De koppelingen naar uw agenda en uw CRM worden maar een keer gebouwd.
Loopt de chat vlot, dan is de overstap naar spraak beperkt werk, want de onderliggende logica staat er dan al.
WANNEER MOET HET GESPREK NAAR EEN MENS?
Dat bepaalt u vooraf, en het is het belangrijkste onderdeel van het ontwerp. In de praktijk schakelen wij door bij klachten, bij emotie in de stem, bij prijsonderhandeling, bij alles wat juridisch of financieel weegt, en telkens de beller erom vraagt.
GOED OM TE WETEN
Een spraakagent die een boze klant vasthoudt in een menu, kost u meer dan hij ooit kan opleveren.
Daarom bouwen wij de doorschakeling ruim in en laten wij de agent altijd zeggen dat hij een digitale assistent is.
Meertalig, zoals uw klanten
Een spraakagent herkent de taal van de beller en antwoordt in die taal. Voor bedrijven die in Vlaanderen, Wallonie en Nederland werken, is dat vaak de eerste reden om erover na te denken.
JAAR ERVARING IN .NET
PROJECTEN OPGELEVERD
GESLAAGDE ERP-KOPPELINGEN
SPECIALISTEN IN HUIS
Wat u realistisch mag verwachten
Een spraakagent is sterk in korte, voorspelbare gesprekken: wie belt, waarover, en wat moet er gebeuren. Hij is zwak in lange technische discussies en in gesprekken waarin de beller zelf niet goed weet wat hij nodig heeft.
Reken er ook op dat de eerste weken bijsturing vragen. Wij luisteren de gesprekken mee na, passen aan waar het stroef loopt, en breiden pas uit wanneer het basisscenario vlot verloopt. Zo verloopt een traject bij ons.
Waarom bedrijven voor IDcreation kiezen
- De Belgische Defensie is al meer dan tien jaar onze grootste klant. Wat daar aan veiligheidseisen voldoet, houdt bij u zeker stand.
- Geen standaardpakket dat u moet volgen, maar software die uw manier van werken volgt.
- Eigen hosting in België, met monitoring, back-ups en één aanspreekpunt.
- Sinds 1996 bouwen wij in Microsoft-technologie. Eén sterke basis maakt ons snel en grondig.
