In het kort
Boekhouding is de afdeling waar AI het snelst iets oplevert, en tegelijk de afdeling waar een fout het duurst is. Die twee hangen samen: net omdat het werk zo gestructureerd is, is het goed te automatiseren, en net daarom moet de controle ingebouwd blijven.
Inkomende facturen
Een factuur-agent haalt PDF-facturen uit de mailbox, leest ze uit, herkent de leverancier, de bedragen, de btw en de referenties, en zet het boekingsvoorstel klaar in uw pakket. Uw boekhouder controleert en boekt.
Dat klinkt eenvoudig, maar het verschil zit in de randgevallen: creditnota's, facturen in vreemde munt, verzamelfacturen, en leveranciers die elke maand een andere lay-out gebruiken. Daar hebben wij regels en controles voor.
Rapportering en opvolging
Maandelijkse duiding bij de cijfers, met de afwijkingen tegenover vorig jaar uitgelicht.
Anomalieën in omzet, marge en kosten opsporen voor ze in een kwartaalrapport opduiken.
Budgetbewaking per project of per werf, met een signaal wanneer een post uitloopt.
Voorbereiding van de maandafsluiting: openstaande posten en ontbrekende stukken oplijsten.
CONTROLE OP WAT ER BINNENKOMT
- Rekenfouten in de factuur zelf, die vaker voorkomen dan u denkt.
- Dubbele aanrekeningen van dezelfde prestatie of levering.
- Tarieven die afwijken van wat er in het contract of in de prijsafspraak staat.
- Btw-behandelingen die niet kloppen met de aard van de prestatie.
- Facturen zonder bijhorende bestelbon of levering.
OOK AAN DE VERKOOPZIJDE
De aandacht gaat meestal naar inkomende facturen, maar ook bij uw eigen facturatie zit herhaald werk. En daar zit bovendien geld dat u vandaag misloopt.
- Terugkerende facturatie uit contracten en onderhoudsovereenkomsten, met de indexaties erbij
- Werkbonnen aftoetsen aan het contract en meerwerk aanduiden
- Vergeten doorrekeningen van materiaal, transport of wachturen opsporen
Dat laatste is bij technische dienstverleners vaak de grootste verborgen kost. Werk dat uitgevoerd is maar nooit aangerekend werd, komt achteraf zelden nog boven.
DRIEWEG-MATCHING
De sterkste toepassing is de vergelijking tussen bestelbon, leveringsbon en factuur. Wat overeenkomt, gaat door. Wat afwijkt, komt bovenaan te liggen met de aanduiding waar het verschil zit. Uw boekhouder bekijkt dan enkel nog de uitzonderingen.
GOED OM TE WETEN
Voor bedrijven met veel kleine inkoopfacturen is dit doorgaans de toepassing die het snelst zichzelf terugbetaalt.
Ze vereist wel dat bestelbonnen en leveringen consequent in het systeem staan. Waar dat nog niet zo is, is dat de eerste stap.
Openstaande facturen opvolgen
Een opvolgagent bewaakt de vervaldata, stelt herinneringen op in opklimmende toon en houdt rekening met wat er al besproken is met die klant. Uw medewerker beoordeelt en verstuurt.
Wij bouwen dit bewust niet als volautomatische keten. Een herinnering die vertrekt naar een klant met wie net een betalingsafspraak gemaakt is, kost u meer goodwill dan de tijdswinst waard is.
Wat uw pakket zelf al kan
Microsoft levert in Business Central intussen zelf agents mee voor onder meer inkomende facturen. Gebruikt u dat pakket, dan bekijkt u die eerst. Wij komen in beeld waar de standaardfunctionaliteit stopt: uw eigen goedkeuringsstromen, koppelingen naar systemen buiten Microsoft, en processen die over meerdere pakketten lopen. Meer over onze ERP-koppelingen.
JAAR ERVARING IN .NET
PROJECTEN OPGELEVERD
GESLAAGDE ERP-KOPPELINGEN
SPECIALISTEN IN HUIS
Waarom de controle ingebouwd blijft
In boekhouding is een voorstel dat in negenennegentig op honderd gevallen klopt niet voldoende, want dat honderdste geval is een verkeerde betaling. Daarom werken onze toepassingen met een goedkeuringsstap bij alles wat geld beweegt, met een logboek van wat voorgesteld en wat aanvaard werd, en met een duidelijke grens tussen lezen en schrijven.
Dat is niet enkel voorzichtigheid, het is ook uw bewijsvoering. Bij een controle of een betwisting moet u kunnen aantonen wie wat wanneer goedgekeurd heeft.
Waarom bedrijven voor IDcreation kiezen
- De Belgische Defensie is al meer dan tien jaar onze grootste klant. Wat daar aan veiligheidseisen voldoet, houdt bij u zeker stand.
- Geen standaardpakket dat u moet volgen, maar software die uw manier van werken volgt.
- Eigen hosting in België, met monitoring, back-ups en één aanspreekpunt.
- Sinds 1996 bouwen wij in Microsoft-technologie. Eén sterke basis maakt ons snel en grondig.
