De uitdaging

manuele orders vanuit CSV-bestanden

Oosterlynck ontvangt bestellingen van klanten via CSV-bestanden, deze orders werden manueel ingevoerd in het systeem, wat zorgde voor:

• Tijdverlies in de administratie
  
• Verhoogde kans op fouten
  
• Gebrek aan schaalbaarheid bij groeiende volumes
  

De vraag aan IDcreation was duidelijk: automatiseer de orderverwerking en zorg voor een betrouwbare koppeling met Exact Online, zonder de bestaande werkwijze van klanten te verstoren.

De oplossing

webapplicatie met Exact Online koppeling

IDcreation ontwikkelde een gebruiksvriendelijke webapplicatie waarmee Oosterlynck CSV-bestanden eenvoudig kan uploaden en automatisch kan doorsturen naar Exact Online. De oplossing omvat:

• Een beveiligde login- en gebruikersmodule (GDPR-compliant)
  
• Een overzichtelijke welkomstpagina
  
• Een CSV-uploadmodule
  
• Real-time uitwisseling van ordergegevens via de Exact Online API
  
• Validatie en controle van bestellingen vóór verzending
  
• Automatische bevestiging per e-mail na het plaatsen van een order
  

Het resultaat

snelle, foutloze en schaalbare orderverwerking

Dankzij de nieuwe webapplicatie verlopen bestellingen vandaag:

• Geautomatiseerd
  
• Gekoppeld aan Exact Online
  
• Met minimale manuele tussenkomst
  

Orders worden doorgestuurd, correct verwerkt en overzichtelijk opgevolgd. De applicatie is bovendien voorbereid op toekomstige uitbreidingen of extra klanten.

De voordelen voor Oosterlynck

• Aanzienlijke tijdsbesparing in orderverwerking
  
• Minder fouten door automatische data-uitwisseling
  
• Eén centrale webapplicatie voor orderbeheer
  
• Veilige toegang
  
• Volledig op maat van hun interne processen
  
• Professionele hosting, support en CMS-opleiding inbegrepen