Willemot is een Gentse verzekeringsmakelaar en beheert het collectieve verzekeringsprogramma voor de leden van het ITAA, het instituut van accountants en belastingadviseurs. Duizenden kantoren, elk met een andere samenstelling, en voor elk daarvan een premie beroepsaansprakelijkheid die van tientallen factoren afhangt.
Willemot digitaliseert: een intuïtieve wizard voor premieberekening en polisaansluiting
De opdracht
Een BA-premie voor een accountantskantoor is geen vast bedrag. Ze hangt af van de rechtsvorm, de geraamde omzet, het aantal bestuurders en hun hoedanigheid, het aantal medewerkers in loondienst, de zelfstandige medewerkers (met of zonder ITAA-erkenning) en van het schadeverleden.
Voordien betekende dat: formulieren invullen, heen-en-weer mailen, handmatig narekenen. Voor het kantoor traag, voor Willemot arbeidsintensief.
De vraag was om die hele oefening in een zelfbedieningsflow te gieten, zonder de nuance van het verzekeringsreglement te verliezen.
Wat vroeger een dossier van heen-en-weer mailen was, is nu een flow van enkele minuten, die eindigt met een handtekening of een offerte in de mailbox.
De wizard, stap voor stap
Zes stappen, elk met hun eigen logica. Wat de gebruiker in de ene stap antwoordt, bepaalt welke velden en zelfs welke stappen daarna verschijnen.
stap 1
De gegevens komen uit het KBO
De gebruiker tikt zijn ondernemingsnummer in en de bedrijfsgegevens worden opgehaald: naam, rechtsvorm, oprichtingsdatum, zetel. Wie nog in oprichting is, vinkt dat aan en vult zelf aan. Minder typwerk, en minder fouten in het dossier.
stap 2
Erkend of nog in aanvraag
Is de vennootschap al ITAA-erkend, dan volstaan het lidnummer en de hoedanigheid. Zo niet, dan wordt de erkenningsaanvraag mee opgestart. In dezelfde stap laadt de gebruiker zijn attest schadeverleden op, of geeft hij aan dat later te bezorgen, met de gevolgen voor de premie er zwart op wit bij.
stap 3
Elke bestuurder telt anders mee
Bestuurders, zaakvoerders en werkende vennoten worden één voor één toegevoegd, natuurlijke personen én rechtspersonen, elk met een eigen veldenset. Betaalt iemand al premie via een andere aansluiting, dan wordt hij niet dubbel geteld.
Stap 4
De personeelsbezetting van het kantoor
Het aantal medewerkers in loondienst weegt mee in de berekening. Een indicatieve tabel helpt de gebruiker inschatten welke profielen hij hier moet meetellen.
stap 5
Met of zonder ITAA-erkenning
Werkt het kantoor met zelfstandige medewerkers, dan verschijnt per medewerker een blok, met of zonder erkenning, elk met eigen voorwaarden en dekkingsregels. Werkt het kantoor er niet mee, dan slaat de flow deze stap over.
Stap 6
Het bedrag, en meteen de volgende stap
De jaarpremie verschijnt op het scherm, inclusief taksen en bijdragen. Daaronder het aanvullende aanbod voor ITAA-leden, en de keuze die alles afrondt: meteen toetreden of een elektronische offerte ontvangen, beide als pdf naar de aanvrager én naar Willemot.
Wat er onder de wizard schuilt
Een formulier van zes schermen lijkt eenvoudig. De complexiteit zit in wat eronder gebeurt.
Het verzekeringsreglement in code
De premiematrix van de collectieve polis is vertaald naar rekenregels. Hoedanigheden, aantallen, omzetdrempels en uitzonderingen leiden samen tot één bedrag, telkens volgens dezelfde logica als een dossierbeheerder zou toepassen.
Een flow die zich aanpast
Natuurlijk persoon of vennootschap, met of zonder zelfstandige medewerkers: de wizard toont enkel de stappen en velden die op de aanvrager van toepassing zijn. Niemand scrolt door vragen die hem niet aangaan.
Koppeling met het KBO
Bedrijfsgegevens worden opgehaald op basis van het ondernemingsnummer, bij de vennootschap zelf én bij bestuurders die rechtspersoon zijn.
Onbeperkt herhaalbare blokken
Een kantoor met twee zaakvoerders en een kantoor met twaalf doorlopen dezelfde flow. Personen worden toegevoegd zolang het nodig is, elk met de juiste velden voor hun profiel.
Documenten in en uit
Het attest schadeverleden komt binnen als pdf-upload; de bevestiging of offerte gaat als gegenereerde pdf terug buiten, per e-mail naar zowel de aanvrager als Willemot.
Het resultaat
Willemot beschikt over een platform dat het aanbod uitlegt én de verkoop afhandelt.
Voor het ITAA-lid:
- Een premie meteen op het scherm, zonder wachten op een dossierbeheerder
- Transparantie over wat de premie bepaalt, dankzij de meegeleverde matrix
- De keuze tussen direct toetreden of eerst een offerte
En voor Willemot:
- Volledige dossiers in plaats van halve formulieren
- Elke aanvraag berekend volgens dezelfde reglementaire logica
- Tijd die vrijkomt voor advies in plaats van invoerwerk
Zit er in uw proces ook een rekenblad verstopt?
Offertes, simulaties, aanvraagdossiers: wat vandaag via mail en Excel loopt, kan vaak een zelfbedieningstoepassing worden.
IDcreation vertaalt uw regels naar werkende software.
