De uitdaging

Een complexe B2B-omgeving digitaliseren

Easy Desk had nood aan een volledig op maat gemaakte B2B-webshop die veel verder ging dan een standaard e-commerceplatform.

• Volledig gekoppeld aan het ERP-systeem Dias
• Integratie met een externe productcatalogus via XML-import (Adveo)
• Klantspecifieke prijzen en voorwaarden automatisch verwerken
  
• Grote hoeveelheden producten en catalogusdata beheren
  
• Meerdere soorten gebruikers en bedrijfsaccounts ondersteunen
  
• Tweetalig functioneren — Nederlands en Frans
  
• Eenvoudig beheerbaar via CMS, perfect op alle schermformaten
  
• Complexe prijsstructuren, realtime synchronisaties en een performant klantenportaal

 
De oplossing

Volledige integratie met Dias ERP

Een belangrijk onderdeel van het project was de realtime koppeling met Dias. Via de API worden automatisch alle relevante gegevens opgehaald en gesynchroniseerd.

Nieuwe klantregistraties op de webshop worden bovendien automatisch doorgestuurd naar het ERP-systeem, waardoor dubbele input vermeden wordt en de verwerking sneller en foutloos verloopt.

Geavanceerde prijsstructuur op maat

Omdat Easy Desk met verschillende klanttypes en prijsafspraken werkt, werd een uitgebreide prijsengine ontwikkeld. Geregistreerde klanten zien steeds hun correcte prijzen en voorwaarden, volledig automatisch opgehaald vanuit Dias.

Prijsmatrices op basis van klantcategorieën en artikelgroepen

Klantspecifieke prijzen

Staffelprijzen tot 6 niveaus per artikel

Recupelprijzen per verpakkingsaantal

Verzendkosten en aangepaste betalingsvoorwaarden per klant

Slim voorraadbeheer en cataloguskoppeling

Naast Dias werd ook een koppeling voorzien met de externe Adveo-catalogus via XML-import, met een slim importproces dat Easy Desk volledige controle geeft zonder manuele verwerking van grote hoeveelheden data. 
 

Automatische nachtelijke synchronisatie

Differential updates — enkel gewijzigde data wordt verwerkt

Nieuwe producten worden voorbereid maar niet automatisch gepubliceerd

Producten selecteren en publiceren via het CMS

Verwijderde producten worden automatisch offline geplaatst

Uitgebreid klantenportaal

De webshop bevat een uitgebreid klantenportaal waarin klanten zelf verschillende administratieve handelingen kunnen uitvoeren. Klanten kunnen onder meer:
 

Leverbons raadplegen in PDF-formaat

Hun bestelgeschiedenis bekijken

Eerdere bestellingen eenvoudig opnieuw bestellen

Leveringsadressen beheren
 

Wijzigingen aan leveringsadressen worden automatisch teruggesynchroniseerd naar Dias zodat alle systemen steeds up-to-date blijven.

Flexibele gebruikers- en accountstructuur

Voor bedrijven met meerdere gebruikers werd een geavanceerde accountstructuur ontwikkeld. De login- en paswoordmodule werd volledig GDPR-compliant uitgewerkt, inclusief veilige paswoordresets via tijdelijke unieke links.

Drie gebruikersniveaus

• Bezoekers
  
• Geregistreerde klanten met mogelijkheid om verschillende logins te creëren per klant
  
• Projectklanten — met onbeperkte subaccounts en rechten per gebruiker
  

Budgetbeheer

• Budgetlimiet instelbaar per maand, kwartaal of jaar
  
• Account automatisch geblokkeerd bij overschrijding
  
• Administrator ontvangt automatisch een melding via e-mail

Gebruiksvriendelijke webshopfunctionaliteiten

De webshop werd opgebouwd met sterke focus op gebruiksgemak en snelle navigatie. Daarnaast worden alternatieve en gerelateerde artikelen automatisch voorgesteld om het bestelproces efficiënter te maken.

Live zoekfunctie met realtime dropdownresultaten

Dynamische filters op basis van productattributen

Sortering op naam en prijs

Lijst- en blokweergave

Favorietenlijsten voor ingelogde klanten

Automatisch bewaren van meerdere winkelmandjes per klant

Online betalingen via Mollie

Voor online betalingen werd een koppeling voorzien met Mollie. De beschikbare betaalmogelijkheden worden automatisch bepaald op basis van de klantgegevens en parameters uit Dias. Hierdoor krijgt elke klant automatisch de juiste betaalopties te zien, afgestemd op zijn profiel en afspraken binnen het ERP-systeem. Zo verloopt het betaalproces niet alleen gebruiksvriendelijker, maar ook volledig geïntegreerd met de interne werking van Easy Desk.

Bestaande klanten kunnen betalen op factuur of online

Nieuwe klanten kunnen onmiddellijk online afrekenen

Het resultaat

Een schaalbare B2B-webshop die écht werkt

Met deze nieuwe webshop beschikt Easy Desk over een krachtige digitale B2B-oplossing waarin webshop, ERP, klantenbeheer en productbeheer volledig geïntegreerd samenwerken. Het resultaat is een schaalbare en gebruiksvriendelijke webshop die volledig afgestemd is op de complexe werking van een moderne B2B-organisatie.

Dankzij de doorgedreven automatiseringen worden manuele handelingen sterk beperkt, verlopen bestellingen efficiënter en krijgen klanten steeds correcte prijzen, productinformatie en accountrechten te zien.